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Communiquer

Choisir un moyen de communication

Vous savez avec qui vous pouvez communiquer. Vous avez plusieurs moyens pour le faire :

  • téléphone
  • courrier postal
  • courrier électronique
  • forums
  • messagerie instantanée

Rappelez-vous que :

  • Le téléphone est rapide si votre correspondant est facilement joignable. L'avantage du téléphone ? Il vous permet de vous expliquer directement plus facilement et d'avoir un retour immédiat sur vos interrogations. Pour être sûr de joindre votre interlocuteur, vous pouvez arranger un rendez-vous téléphonique par email. Laissez également des messages sur le répondeur de votre correspondant absent. Dans tous les cas, gardez trace de vos communications (date et heure de l'appel, nom de l'interlocuteur, prise de note etc.)
  • Un courrier électronique peut être lu à tout moment à tête reposée, et peut être envoyé à une ou plusieurs personnes. Cela permet de fixer les échanges, de laisser une trace… Quand on écrit, on est amené à réfléchir à ce que l'on va dire et comment on va le formuler pour que la personne nous comprenne. C'est un bon moyen d'échanger en "posant les choses".
  • Un message sur un forum est lu par beaucoup de monde, et peut donc générer des réponses de plusieurs personnes. Si vous avez des préoccupations communes, vous pouvez trouver des solutions ensemble. Pour vérifier que vous maîtrisez un sujet, testez-vous en répondant aux questionnements d'autres stagiaires. Utiliser les forums est une façon d'ouvrir la réflexion et les échanges.
  • Un courrier postal est plus lent à arriver et donc à être traité, mais laisse une trace écrite et a une intention plus formelle.

Savoir ce que l'on va dire

Avant d'entrer en contact, pensez à ce que vous allez dire, surtout si c'est au téléphone. En effet, vous ne voulez rien oublier de demander, et surtout, vous souhaitez que votre interlocuteur comprenne rapidement et facilement votre interrogation.

Astuce  Se préparer avant de prendre contact et prendre des notes :

  • Sur quoi porte votre question ? (organisation, question "de cours", question de méthode de travail...)
  • Qui peut vous aider à y répondre ? (responsable de formation, tuteur, autre stagiaire...)
  • Avez-vous besoin d'une réponse urgente ? (cela va déterminer le moyen de communication)
  • Avez-vous besoin d'une réponse écrite ou orale ?